Radosław Kwiatkowski
Automatyzacja procesów finansowych
Projektuje przepływy danych między systemami ERP, arkuszami i narzędziami BI. Pracował z Excelem, Power Query, SQL i Python - dobiera narzędzie do problemu, nie odwrotnie.
Automatyzacja raportowania finansowego
Raporty, które przestają być problemem
Jeśli co miesiąc składasz dane z kilku arkuszy, poprawiasz te same błędy i tracisz godziny na formatowanie - to jest właśnie ten problem, który rozwiązujemy. Pracujemy z działami finansowymi i księgowymi, które chcą zbudować powtarzalny, niezawodny proces raportowania.
Nie sprzedajemy gotowego oprogramowania. Razem z klientem projektujemy system dopasowany do jego danych, narzędzi i zespołu.
Gdzie czas naprawdę ucieka
Większość problemów z raportowaniem finansowym nie wynika z braku danych. Dane są - tylko rozproszone, niespójne i wymagające ręcznej pracy przy każdym zamknięciu okresu.
Typowy cykl miesięczny wygląda tak: eksport z systemu księgowego, kopiowanie do arkusza, ręczne uzupełnianie brakujących pozycji, sprawdzanie sum, formatowanie dla zarządu. Każdy z tych kroków to potencjalny błąd.
- Dane z trzech systemów nie sumują się do tej samej liczby
- Raport gotowy dopiero 8. dnia miesiąca zamiast 2.
- Nikt w zespole nie wie, którą wersję pliku traktować jako aktualną
Automatyzacja nie polega na zainstalowaniu jednego narzędzia. Polega na zrozumieniu, gdzie w procesie powstają błędy, i zaprojektowaniu przepływu, który je eliminuje strukturalnie - nie przez większą ostrożność ludzi.
Kto za tym stoi
tivusie działa od 2018 roku. Przez ten czas pracowaliśmy z działami finansowymi w firmach produkcyjnych, usługowych i handlowych - od małych zespołów po struktury z kilkudziesięcioma centrami kosztów.
Łukasz Obarski
Analityka i struktury raportowe
Zajmuje się architekturą raportów - od definicji wskaźników po sposób prezentacji dla zarządu. Rozumie, co CFO chce widzieć i co dział finansowy jest w stanie utrzymać samodzielnie.
6 lat pracy z raportowaniem finansowym
38 wdrożonych procesów automatyzacji
12 branż, z którymi pracowaliśmy
Co ta praca faktycznie wymaga
Automatyzacja raportowania to projekt, nie usługa abonamentowa. Wymaga czasu po obu stronach - naszego i klienta. Bez dostępu do danych, procesów i osób decyzyjnych nie jesteśmy w stanie zbudować niczego trwałego.
Czas trwania
Typowe wdrożenie trwa od 6 do 14 tygodni. Zależy to od liczby źródeł danych i złożoności istniejącego procesu - nie od naszej dostępności.
Zaangażowanie klienta
Potrzebujemy kontaktu z osobą, która zna dane od środka. Minimum 2–3 godziny tygodniowo przez pierwsze miesiące. Bez tego projekt się zatrzymuje.
Po wdrożeniu
Przekazujemy dokumentację i szkolenie dla zespołu. Celem jest to, żebyście mogli utrzymywać system sami - bez zależności od nas przy każdej zmianie.
Kiedy to ma sens, a kiedy nie
Nie każda firma jest gotowa na automatyzację raportowania. Poniżej zestawienie sytuacji - żeby łatwiej ocenić, czy to właściwy moment.
| Sytuacja | Gotowość | Uwaga |
|---|---|---|
| Stały proces, powtarzalne dane co miesiąc | Dobry moment | Najlepsza podstawa do automatyzacji |
| Raportowanie z jednego systemu ERP | Dobry moment | Mniej punktów integracji, szybsze wdrożenie |
| Dane z 3–5 różnych źródeł, ręcznie łączone | Wymaga analizy | Możliwe, ale wymaga mapowania przed startem |
| Firma w trakcie zmiany systemu księgowego | Za wcześnie | Lepiej poczekać na stabilizację danych |
| Brak osoby odpowiedzialnej za dane w zespole | Za wcześnie | Automatyzacja wymaga właściciela po stronie klienta |
Jeśli twoja sytuacja mieści się w środkowej kategorii - warto porozmawiać. Czasem wystarczy kilka tygodni przygotowania, żeby projekt miał sens.
Nie bierzemy projektów, gdzie widzimy, że wynik będzie niestabilny. Wolimy powiedzieć to wprost na początku niż po trzech miesiącach pracy.
Konkretne sytuacje, konkretne efekty
Poniżej trzy przypadki z ostatnich dwóch lat. Nazwy zmienione na prośbę klientów, sytuacje i wyniki opisane tak, jak je zapamiętaliśmy.
Dział finansowy zamykał miesiąc przez 9 dni roboczych. Dane kosztowe szły z trzech miejsc: systemu produkcyjnego, arkusza magazynowego i księgowości. Po wdrożeniu przepływu w Power Query i połączeniu z plikiem raportowym - zamknięcie skróciło się do 3 dni. Nie dlatego, że ludzie pracują szybciej, ale dlatego, że dane trafiają we właściwe miejsca automatycznie.
Beata Zakrzewska, CFOKażdy sklep wysyłał raport sprzedaży w innym formacie. Centrala składała to ręcznie w jeden plik przez 2–3 godziny tygodniowo. Ustandaryzowaliśmy szablony, zbudowaliśmy skrypt scalający dane i przenieśliśmy raport do Power BI. Osoba odpowiedzialna za konsolidację przestała zajmować się tym zadaniem w ogóle.
Mariusz Topolski, dyrektor operacyjnyProblem był inny: raport istniał i działał, ale nikt poza jedną osobą nie rozumiał, jak go aktualizować. Kiedy ta osoba odeszła, dział przez miesiąc działał bez aktualnych danych. Przepisaliśmy logikę raportu, dodaliśmy dokumentację i przeprowadziliśmy szkolenie dla dwóch osób. Teraz system ma trzech użytkowników, którzy mogą go utrzymywać.
Joanna Wierzbicka, kierownik finansowy